すぐに取り込めるテンプレート

インターネットが使える状態であれば、「Microsoft Office Online」から直接テンプレートを取り込んで、すぐに利用できます。例えば、歓送迎会のお知らせを作りたいなら、次のように操作します。

1. 「Office」ボタンから「新規作成」をクリック
2. 「新しい文書」ダイアログボックス上方の検索窓に「歓送迎会」と入力し、Enterキーを押す
3. 表示された検索結果内のリストをクリックすれば、右側にプレビューが表示されるので、適切なものを選択して「ダウンロード」ボタンをクリック(図表1)
4. 「テンプレートは、お使いのMicrosoft Officeが正規品である場合のみ、・・・」という文が表示された場合は「続行」ボタンをクリック

テンプレートのダウンロードが始まり、新しい文書として開きます。必要な修正等を加えれば、できあがりです。

図表1　キーワード「歓送迎会」に該当するテンプレートが「Microsoft Office Online」から検索、表示された

「挿入」タブはパーツの宝庫

リボンから「挿入」タブをクリックします。ここは文書作成のお助けパーツの宝庫で、図やクリップアート以外にも、利用価値の高い便利なものがたくさんあります。

「挨拶文」に、もう困らない

図表2　「あいさつ文」ダイアログボックスから、文を選択して「OK」ボタンをクリックすれば、文書中のカーソル位置に文が挿入される。

ビジネスレターでは、挨拶文はほとんど定型とはいえ、書き慣れていないと、時候の挨拶などで手間取ります。
先ほど「送別会のお知らせ2」というテンプレートをダウンロードしましたが、書き出しが「若葉が目にしみる季節」となっており、3月にはふさわしくありません。
そこで「挿入」タブの「テキスト」グループから「挨拶文」→「あいさつ文の挿入」をクリックします。「あいさつ文」ダイアログボックスで、「3月のあいさつ」とすれば、あとはリストから選ぶだけで、挨拶文が完成します(図表2)。

報告書や企画書の表紙がほしい

報告書や企画書では、見栄えする表紙がほしいところです。
「挿入」タブの「ページ」グループから「表紙」をクリックします。デザイン済みの表紙がいくつか表示されるので、好きなものを選びましょう(図表3)。
クリックすると、文頭に表紙ページが挿入されます。すでにタイトルなどを入れる部分が配置されているので、それぞれの部分をクリックして入力します(図表4)。
同じデザインでも、文書のスタイルを変更すれば、それに応じて配色などが自動的に変わります(図表5)。スタイル変更は、「ホーム」タブから「スタイル」グループの「スタイル変更」で実施できます。

図表3　表紙デザインを選定中

図表4　「モダン」という表紙を選択後、タイトル欄に入力したところ

図表5　左側はスタイルセットが「モダン」、配色が「Office」の場合。右側はそれぞれを「ファンシー」、「ネオン」に変更。

ヘッダー、フッター、ページ番号なども

「挿入」タブの「ヘッダーとフッター」グループも、表紙と同様に利用できます。今度は、表紙で入力したタイトルが初めから表示された状態で出てきます(図表6)。
今までのようなものを総称して「文書パーツ」と呼び、すべての文書パーツの一覧から選ぶこともできます。これは「挿入」タブの「テキスト」グループから「クイックパーツ」→「文書パーツオーガナイザ」で開きます(図表7)。

図表6　ヘッダーに「ピンストライプ」デザインを、ページ番号に「ページの下部」→「円」デザインを選択して挿入(スタイルセットが「モダン」、配色が「Office」の場合)

図表7　「文書パーツオーガナイザ」ダイアログボックス。左側の一覧で選んだものが右側にプレビューされる。