コツは閲覧→即整理

実は情報収集・整理の達人になるのはとても簡単です。
見つけた情報を、その場ですぐにスクラップする、たったこれだけのことです。
新聞や雑誌のスクラップには、ハサミとのりとスクラップ帳が必要ですが、パソコン上なら、マウスの操作だけでできます。それにデジタル情報ですから、編集や加工も簡単です。

逸品！デジタルスクラップ帳 「紙 copi」

図表１「紙copi」の紹介ページ( 出典：ユミルリンク社「kamilabo.jp」 サイト)

デジタルスクラップ帳をつくるために次のことを考えました。

• 収集・整理がとにかく簡単
• すぐにスクラップできる
• Ｗｅｂページだけでなく、メールやファイルなど、何でもスクラップできる
• 収集日や重要度などでも並び替えられる
• 収集した情報にメモ書きできる

これらをすべて満たすのが「紙copi」（ユミルリンク社）というソフトです（図表１）。

図表２「紙copi」の画面例で、社員旅行用の情報を収集した。 左の見出し一覧から選択したものが右に表示される。真ん中の赤い四角が情報を分類して入れる「箱」の一覧。一番上の箱マークをクリックすると、新しい箱がつくれる。 また、収集した内容は編集可能で、赤丸で囲った部分には、黄色のラインマーカーを引いてみたところ。

使ってみるとネタや資料となる情報収集だけでなく、議事録や見積内容などもまとめて入れておけるので、案件管理などのいろいろな場面で威力を発揮することが分かりました。
収集した内容はメールソフトとよく似た感覚で閲覧できます（次頁図表２）。

さあ、サクサク収集を開始しよう

図表３インストール中に表示される 「ショートカットアイコンの作成」画面。

「紙copi」はダウンロードしてすぐに使えます（図表１）。 ソフトは無料で利用できる「紙copi Lite」もありますが、機能が充実して使いやすい製品版（ダウンロード版は税込み二、六二五円）が三〇日間無料で試用できるので、最初からこちらを使うことをオススメします。 いつでもすぐに使うためには、インストール時に出る「ショートカットアイコンの作成」画面で、すべてにチェックを入れ（図表３）、ソフトを常駐させます。 「紙copi」ではフォルダを「箱」と呼びますが、使い始める時に、思いつく範囲でいくつか箱をつくっておきます（図表２）。 例えば「業界ニュース」「Ａ社」「Ｂ社」「Ｃ社」「忘年会」という具合です。 いよいよ情報収集です。Ｗｅｂページを丸ごと保存したいなら、そのページ内で右クリックし、

図表４Web ページを丸ごと取り込み中。赤い四角が「箱」の一覧である「取り込み窓」。「箱」の中はさらに「小箱」に分けることもでき、この画面では小箱に入れているところ。

1.メニューから「紙にページ全体を取り込む」を選択
2.「取り込み窓」が表示されるので、入れたい「箱」をクリック

という操作です（図表４）。
Ｗｅｂページ、メール、ファイルなどの一部を保存したいなら、その個所を選択した後、右クリックすれば「紙に選択個所を取り込む」というメニュー項目が表示されます。
思いついたことなどを、すぐにメモしたいなら、「紙copi」で箱を選び、直接書き込みます。

取り込み・書き込みした情報は自動的に見出しが付けられるので、収集の手間を省く意味で大変便利です。もっと分かりやすい見出しにしたい場合は修正もできます。

編集・整理で情報を「育てる」

図表５「重要度の項目」を設定する画面。

一つ一つの情報には重要度が付けられます。重要度により見出しの色が変わるのでぱっと見て分かりやすく、また、特定の重要度の情報だけをピックアップすることもできます。 実は重要度と言いつつも、その項目は自由に変更できるので、例えば「未済」「進行中」「終（Check it!）」のように区分して、タスク管理に使う手もあります（図表５）。 いったん収集した情報にラインマーカーやメモ書きをする加工機能もあります。 見出し一覧は更新日順でも並び替えられるので、最新情報がすぐ分かるとともに、古い情報の整理にも便利です。 こうして情報を「育てて」いけば、デジタルスクラップ帳はすぐに役立つ、かけがえのない情報の宝庫になります。