整理下手にこそ、スキャナ付名刺ソフトを

紙のままの名刺は、せいぜい氏名や社名順に整理する程度。それさえも面倒で、輪ゴムにまとめたままという人もいるでしょう。
整理が苦手な人にはぜひ、そして上手な人にも使ってほしいのが、スキャナ付名刺ソフトです。1万円前後で数社から出ています(図表1)。

小型のスキャナに名刺を突っ込めば、それを読み取り、データ化してくれます(図表2、3)。スイスイ読んでくれ、文字認識率もかなり高水準です。うまく読み取れなかった所のみ修正すればいいので、イチから入力するより、ずっと楽です。
時間がなければ、とりあえずスキャナで読み込むだけでも、「即使える」名刺データが増えます。時間ができた時に、データを整えましょう。

図表2　小型スキャナ付の主な名刺管理ソフト	図表3　右手前が小型スキャナ(写真は「やさしく名刺ファイリング」(メディアドライブ)付属のカラー専用スキャナ)。名刺を差し込むだけ。パソコンとUSBで接続。ノートパソコンと一緒に持ち運べる大きさも魅力。

検索だけでもデジタル化で十分便利に

名刺がデジタルデータになれば、検索性が一気に高まります。
氏名順でも会社名順でもすぐに並べ替えられますし、「あの人の名前が思い出せない。確か住所は・・・」というような曖昧な記憶でも大丈夫。
すぐに検索でき、目指すデータが取り出せます。

ワンボタン連携で、地図や電話・メールも簡単に！

しかし、ここまでなら単なる電子名簿に過ぎません。名刺ソフトの強力な業務サポートは、地図やメールソフト等との連携です。
表示している名刺データに対し、ボタン一つで地図を表示させたり(図表4)、路線図を出したり、これらの情報をまとめてプリントアウトしたりする機能が付いています。初めての行き先にも迷わずたどり着ける「紙情報」がさっと出来上がりますね。
また、宛先にすでにそのアドレスが起入った状態でメールソフトを起動させることも朝飯前。紙の名刺を見ながら、入力したり探したりという手間が一切なくなり、イライラから解放されます。
さらに、最近ではパソコンから電話がかけられる「ソフトフォン」と呼ばれるソフトと連携して、電話発信できる機能を搭載したソフトもあります。

図表4　「地図検索」ボタンをクリックすれば、自動的に地図サイトや地図ソフトに接続して、その場所を表示してくれる(画面は「やさしく名刺ファイリング」と「生活地図サイトMapFanWeb」)。

また、右端の「電話発信」ボタンで無料ソフトフォン「Skype」を利用でき、電話コストが削減できる。

複数人で共有すれば、さらに効率化

部門内で名刺データを共有したい場合は、ネットワーク対応版の名刺ソフトを使うといいでしょう。例えば「やさしく名刺ファイリングPRO v.6.0」では3万円程度でそれが実現できます。
名刺データの共有利用、そして、これらをグループウェアと連携すれば、いつでもだれでも取引先の情報を簡単に閲覧でき、グループワークはさらに効率化できそうです。

普段のビジネスワークで名刺を利用する機会はとても多いのです。だからこそ、専用の名刺ソフトとスキャナは、皆さんの業務を「楽々」に変えてくれる、強力ツールとなります。私もどんどん増える名刺に、これで対応しています。